RBI наладила электронный документооборот с подрядчиками через портал

Интернет Веб-сервисы Интеграция Бизнес-приложения Внедрения Документооборот
мобильная версия
, Текст: Дмитрий Степанов

RBI, российский девелопер, расширил возможности портала RBI-Contract, запущенного осенью 2017 г. Теперь он служит не только для аккредитации и предквалификации подрядчиков, проведения конкурсных процедур, но и для последующего обмена документами и их согласования.

Для удобной работы подрядчиков в части обмена коммерческими предложениями и дополнительными соглашениями в режиме онлайн на портале был разработан личный кабинет подрядчика. С его помощью партнеры могут вести документооборот с RBI – регистрировать дополнительные соглашения и коммерческие предложения, загружать необходимые файлы, отслеживать статус коммерческих предложений, которые находятся в работе или завершены, выгружать отчеты.

Новая система электронного документооборота, интегрированная с порталом, обеспечила компании прозрачность процесса и контроль за надлежащим оформлением пакета документов, что существенно сократило время на согласование и позволило снизить влияние человеческого фактора. Взаимодействие подрядчиков и сотрудников RBI стало более упорядоченным, уменьшилось количество бумажных документов, потеря которых порой тормозила согласование, хранение стало структурированным, поиск необходимого документа можно осуществить за несколько минут, на смену почтовым разрозненным коммуникациям пришло унифицированное взаимодействие через единый портал.

«Портал подрядчиков дал нам возможность автоматизировать всю процедуру отбора претендентов – от предквалификации до подведения итогов. Но для того, чтобы участник не выпадал из коммуникаций после проведения конкурса, нам необходимо было подключить к порталу электронный документооборот, исключить неструктурированное общение в почте и длительное согласование бумажных документов. В результате нам удалось создать единое информационное пространство для автоматизации работы с поставщиками, и это не предел возможностей системы», – сказал директор по ИТ и организационному развитию RBI Павел Федоров.

Функциональность портала в части электронного документооборота реализована средствами MS SharePoint 16, Nintex Forms и Nintex Workflow для работы с формами элементов и рабочими процессами в MS SharePoint 16 с помощью российской компании-разработчика «Диджитал Дизайн». Основной причиной выбора этих инструментов стало желание создать простую в использовании и гибкую систему, с возможностью самостоятельного администрирования и ее дальнейшего развития.

Система электронного документооборота и личный кабинет были запущены в опытную эксплуатацию в начале 2018 г. Новые функции личного кабинета опробовали уже десятки подрядчиков.